۱-
۱- هدف از ارزیابی عملکرد معین می شود.
۲- با توجه به استانداردهای وضع شده، به فرد تفهیم می شود که چه باید بکند و چه انتظاری از او می رود.
۳- عملکرد واقعی فرد در شغل اندازه گیری می شود.
۴- عملکرد واقعی فرد با استانداردهای عملکرد مقایسه می شود.
۵- نتایج حاصل از این مقایسه با فرد در میان گذارده می شود و در صورت لزوم، اقدامات اصلاحی به عمل می آید.
نمودار ۵-۲٫ مراحل مختلف ارزیابی (سعادت، ۱۳۸۵)
۱۰-۳-۲) رویکردهای ارزیابی عملکرد
برای انجام ارزیابی صحیح بایستی رویکردها و روش های ارزیابی عملکرد را شناسایی کرده و کاربرد هر کدام را در موقعیت‌های معین بدانیم. بطور کلی پنج رویکرد در خصوص ارزیابی عملکرد معرفی شده است. این رویکردها عبارتند از :

رویکرد مقایسه‌ای،^[۱۲] ۲- رویکرد ویژگی‌ها،^[۱۳] ۳- رویکرد رفتاری،^[۱۴] ۴- رویکرد نتایج،^[۱۵]و
۵- رویکرد کیفیت^[۱۶].
الف) رویکرد مقایسه‌ای: رویکرد مقایسه‌ای به مدیریت عملکرد ، نیازمند اینست که ارزیابی کننده، عملکرد افراد را با دیگران مقایسه کند. این رویکرد معمولاً از ارزیابی جامع یک عملکرد فردی یا ارزشی به منظور رتبه‌بندی افراد در یک گروه کاری استفاده می‌کند. حداقل سه تکنیک در این رویکرد مورد استفاده قرار می‌گیرد که شامل: رتبه‌بندی، توزیع اجباری، و مقایسه زوجی می‌شود.
ب) رویکرد ویژگیهای فردی: این رویکرد به مدیریت عملکرد ، بر گسترش ویژگیهای معینی که برای موفقیت سازمان مطلوب تلقی می‌گردد، تأکید می‌کند. تکنیکهایی که در این رویکرد مورد استفاده قرار می‌گیرند مجموعه‌ای از رفتارها و ویژگیها شامل: ابتکار، رهبری، خصلت رقابتی و ارزشیابی افراد را در بر می‌گیرد.
ج) رویکرد رفتاری: این رویکرد تلاش می‌کند رفتارهایی که یک کارمند بایستی انجام دهد تا در کارش مؤثر باشد را تعریف کند. تکنیک‌های متنوعی در این رویکرد تعریف شده است که مستلزم اینست که یک مدیر ارزیابی ‌کند کدام کارمند این رفتارها را از خود بروز می‌دهد. این تکنیک‌ها شامل ۵ تکنیک: وقایع حساس، مقیاس‌های درجه‌بندی رفتاری، مقیاس‌های مشاهده رفتاری، اصلاح رفتار سازمانی و مراکز سنجش می‌باشد.
د) رویکرد نتایج: این رویکرد بر مدیریت اهداف، نتایج قابل اندازه‌گیری یک شغل و گروه های کاری تمرکز دارد. این رویکرد فرض را بر این می‌گذارد که می‌توان فردیت خود را از فرایند اندازه‌گیری جدا کرد که در این صورت نتایج بدست آمده نزدیک‌ترین شاخص‌های ویژگیهای فردی به اثربخشی سازمانی است. دو سیستم مدیریت عملکردی که در این رویکرد جای می‌گیرد شامل: مدیریت بر مبنای اهداف و سیستم ارزیابی و اندازه‌گیری بهره‌وری می‌باشد.
هـ) رویکرد کیفیت: چهار رویکرد پیش گفته رویکردها سنتی به اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد کارکنان تلقی می‌شوند. دو ویژگی اصلی رویکرد کیفیت؛ مشتری‌گرایی و رویکرد پیشگیری از خطا هستند. ارتقاء رضایت مشتریان داخلی و خارجی از اهداف اولیه و اساسی رویکرد کیفیت است.(بذرافشان،۹۱)
۱۱-۳-۲) روش های ارزیابی عملکرد
روش های مختلفی برای ارزیابی عملکرد کارمندان وجود دارد که در قالب هر یک از رویکردهای ذکر شده می‌توان آنها را دسته‌بندی نمود اما اینکه کدام روش، مناسبترین یا بهترین روش ارزیابی است به هدف سازمان از ارزیابی کارکنان بستگی دارد و معمولاً نیز ترکیبی از روش های مختلف برای ارزیابی کارکنان به کار گرفته می‌شود. اسنل و بولندر روش های ارزشیابی عملکرد را در سه دسته کلی به شرح زیر ارائه نموده‌اند:
الف) روش های مبتنی بر ویژگیهای فردی
روش مقیاس رتبه‌بندی ترسیمی^[۱۷]
روش مقیاس استانداردهای مختلط^[۱۸]
روش انتخاب اجباری^[۱۹]
روش توصیفی^[۲۰]
ب) روش های مبتنی بر رفتار یا روش های رفتاری
- روش ثبت وقایع حساس^[۲۱]
- روش چک لیست^[۲۲]
- روش مقیاس رتبه‌ای رفتاری^[۲۳]
- مقیاس مشاهده رفتار^[۲۴]
ج) روش های مبتنی بر نتایج
- روش مدیریت بر مبنای اهداف^[۲۵]
- روش کارت امتیازی متوازن^[۲۶]
سایر صاحبنظران ، علاوه بر روش های فوق الذکر روش های دیگری را نیز معرفی کرده اند که در ادامه ضمن تعریف مهمترین روش های مورد اشاره، با بهره گرفتن از دیدگاه های مختلف، مزایا و معایب روش های فوق‌الذکر را بیان خواهیم نمود.
۱- روش مقیاس رتبه‌بندی ترسیمی:یک رویکرد خصیصه‌ای به ارزیابی عملکرد است که بوسیله آن هر کارمند براساس یک مقیاس ویژگیها، رتبه‌بندی می‌شود. در این روش، ارزشیابی کننده می‌تواند ارزشیابی شونده را با توجه به هر یک از ابعاد مختلف عملکردش، با بهره گرفتن از پیوستاری که نقاط مختلف آن تعریف شده، ارزشیابی نماید. ارزشیابی کننده پس از تعیین تعدادی عوامل، ارزشیابی شوندگان را بر حسب هر یک از آنها، با درجاتی از قبیل برجسته، خوب، متوسط، ضعیف یا بد ارزشیابی می‌کند.
۲- روش مقیاس استانداردهای مختلط: یک رویکرد خصیصه‌ای دیگر شبیه سایر روش های مقیاسی است. اما بر مبنای مقایسه با یک استاندارد با استفاده ازعباراتی نظیر: بهتر از، برابر با، بدتر از می‌باشد. تفاوت عمده آن با روش رتبه‌بندی ترسیمی (در ارزیابی رفتار یا ویژگیهای شخصیتی) آنست که رفتار یا ویژگیهای شخصیتی در این مقیاس بطور تصادفی ارزیابی و مرتب می‌شود و طبقه‌بندی‌های عملکردی که براساس این مقیاس باید سنجیده شوند، شناسایی نمی‌گردد.
۳- روش انتخاب اجباری: رویکرد خصیصه‌ای دیگری به ارزیابی عملکرد است که نیازمند اینست که ارزیابی کننده از بین عبارات طراحی شده به منظور تشخیص بین عملکرد موفق و ناموفق انتخاب کند. به عبارت دیگر، طبقاتی را برای ارزشیابی کارکنان در نظر گرفته و کارکنان را درون آن جای می‌دهند. طبقات بطور مثال می‌تواند شامل: ۱- سخت کار می‌کند ۲- دقیق کار می‌کند ۳- ابتکار نشان می‌دهد ۴- به مشتریان پاسخگو است ۵- با کیفیت ضعیف تولید می‌کند ۶- فاقد عادات کاری خوب است ، باشد.
۴- روش توصیفی: این روش نیازمند آنست که ارزیابی کننده جملاتی را برای توصیف رفتار ارزیابی شونده بیان کند. در این روش بر عکس مقیاس‌های رتبه‌ای ،که برای ارزیابی، ساختاری را فراهم می‌آورد، از ساختار خاصی پیروی نمی‌کند و نیازمند آنست که ارزیابی کننده آموزشهایی را در خصوص توصیف نقاط قوت و ضعف ارزیابی شوند و بیان پیشنهاداتی برای بهسازی آن ارائه نماید.
۵- روش ثبت وقایع حساس: این روش جزء روش های مطرح در رویکرد رفتاری می‌باشد. واقعه حساس به یک واقعه غیرمعمول که مشخص کننده عملکرد بالایا ضعیف کارمند در برخی از قسمت‌های شغل است، می‌باشد. در این روش وظیفه اصلی ارزشیابی کننده، عبارتست از مشاهده، ثبت و ضبط عملکرد و رفتارهای غیرمعمول مثبت و منفی که در فرد موردنظرملاحظه شده است.
۶- روش چک لیست: یکی از قدیمی‌ترین روش های ارزیابی است. در این روش یک سلسله سئوالات یا جملاتی مطرح می‌شود و ارزشیاب بدون آنکه از ارزش واقعی اظهارنظرخود مطلع باشد باید در مقابل سئوال یا عبارت یا جمله‌ای که بیش از همه مبین خصوصیات یا صفات موردنظر کارمند است، علامت بگذارد. تعبیر و تفسیر عبارات و جملات چک شده بر عهده متخصصات امور پرسنلی می‌باشد.
۷- روش مقیاس رتبه‌ای رفتاری:این روش کارکنان را در یک مقیاس پیوسته از رفتارهای حساس توصیف شده از منفی تا مثبت یا از عملکرد بالا تا عملکرد پایین رتبه بندی می‌کند. این مقیاس شامل هر یک از ابعاد مهم عملکردی در یک شغل می‌باشد.
۸- روش مقیاس مشاهده رفتار: این روش تعداد رفتار موردنظر مشاهده شده را انداره‌گیری می‌کند و شبیه روش مقیاس رتبه‌بندی رفتاری است. بطوری که در هر دوی آنها تأکید بر وقایع حساس است.
۹- روش مدیریت بر مبنای هدف:این روش جزء روش های مبتنی بر نتیجه است. و به عنوان یک فلسفه مدیریتی که عملکرد را بر مبنای دستیابی کارمندان به اهدافی که به وسیله توافق دو جانبه کارمند و مدیر تنظیم شده است، درجه‌بندی می‌کند.
۱۰- روش بازخورد ۳۶۰ درجه یا ارزیابی گروهی^[۲۷]: این روش نوعی ارزشیابی گروهی است. در این روش فهرستی از شایستگی های مورد نظر تهیه می شود و از تمامی افراد مرتبط مستقیم و غیر مستقیم اعم از: مدیران، زیردستان، مشتریان، همکاران] و خود فرد[ خواسته می‌شود تا پرسشنامه‌های مربوطه در مورد کارمندی که در خصوص آن اطلاعات دارند را تکمیل نمایند. واحد مدیریت منابع انسانی نتایج ارزشیابی را به کارمند ارائه می‌کند و کارمند می‌تواند دریابد که تا چه میزان عقیده وی با عقاید سایرین در خصوص عملکردش تفاوت دارد.
۱۱- روش استانداردهای کار^[۲۸]:در این روش استانداردها یا سطوح مورد انتظار برونداد افراد تنظیم می‌شود و براساس آن هر یک از کارکنان با استانداردهای از قبیل طراحی شده مقایسه می‌شوند. این مجموعه انتظارات و استانداردها عموماً از طریق مذاکره میان ارزشیابی کننده و ارزشیابی شونده تعیین می‌شود. (همان منبع)
۱۲-۳-۲) کدام روش ارزیابی عملکرد را انتخاب کنیم؟
انتخاب روش ارزیابی همانطور که بیان شد، تا حد زیادی به هدف ارزیابی مبتنی است . لازم به ذکر است اگرچه ساده‌ترین و کم خرج‌ترین روشها اغلب اطلاعاتی با کمترین دقت تولید می‌کنند اما، به معنی این نیست که روش های پیچیده و روشهایی که وقت زیادی برای اجرای آنها نیاز است همیشه سودمندترین اطلاعات را ارائه می‌کنند جدول۳-۲ برخی از نقاط قوت و ضعف رویکردهای: خصیصه‌ای، رفتاری و مبتنی بر نتایج در ارزیابی عملکرد را ارائه کرده است:
جدول شماره ۳-۲٫ خلاصه مزایا و معایب روش های ارزیابی عملکرد کارکنان (بذرافشان، ۱۳۹۱)